領域８（強相関電子系分野）ホームページ

領域代表・領域運営委員の仕事

領域代表の仕事はここを参照して下さい。

領域運営委員の役割ごとの責任者は、以下の通りです。これらの責任者の指示に従って、分担して処理します。

1. 領域運営委員代表（学会のインフォーマル・ミーティングで決める）
2. プログラム事前振り分けの責任者
3. プログラム校正責任者
4. インフォーマル・ミーティング議事録のための書記
5. ホームページの管理者

領域代表の仕事

1. 学会のシンポジウム、招待講演
   (1) メーリングリストを用いて募集する。
   (2) 順位づけ：領域代表、副代表、領域運営委員＋その周辺の方が採点をして、領域運営委員代表、副代表に結果をメールする。採点者が発表者あるいは提案者である場合に限り、その講演に関して採点を辞退してもらう。提案内容に修正が必要な場合、途中で提案者と相談して適宜変更してもらう。領域運営委員代表が採点結果を代表にメール、領域運営委員副代表は結果に間違いがないか確認。順位づけをし、領域運営委員＋領域代表でいくつ採用したいか決める。(通例3件以内)
   (3) プログラム委員会で、シンポジウム、招待講演の決定。似た提案がある場合は、調整。
   (4) 提案者へ連絡（学会から正式な連絡が行くのでしなくてもよい）。
2. 学会より早く、論文賞の推薦（領域８から１編）の依頼が来るので、論文賞の募集と決定（メーリングリスト上）
3. プログラム編集会議
   領域運営委員の方が中心となってやりますので、代表は最終的なシンポジウムと招待講演のチェック、他の領域の似たセッションと時間帯がぶつからないかチェック。前回は英語セッションというのが領域間にわたって作られましたので、その部分のプログラムを領域代表が組みました。次回は、英語講演も一般講演と混ぜるのかもしれません。
4. シンポジウム、招待講演の「報告書」というのを各提案者が報告する事になっています。これは学会から直接、提案者へ依頼が行きますので、領域としては何もしなくてよいです。
5. その他、諸事一般を領域運営委員の方々とメールのやりとりで決定する。
   • メーリングリスト
   • 領域８ホームページ
   • 学会講演申し込みのキーワード
   • 学会発表のプロジェクターなど
   キーワードは「学会の募集要項」が１月（秋の学会の分）８月（春の学会の分）ころに領域運営委員に送られてきますので、そのときに変更を申し入れることができます。それに間に合うように議論しておいて下さい。
6. その他、プログラム委員会委員長からメールが来ることがあります。
7. 次の領域副代表を探して、インフォーマルミーティングで承認を受ける（副代表が次次期の代表となる）

領域運営委員代表の仕事

1. 学会インフォーマルミーティングの申し込み。
2. プログラム編集会議の補助の依頼と、学会への通知
3. プログラム編集会議の前に部屋割のアンケートが来るので回答する
4. プログラムの事前振り分けの責任者となる(または指名する)
5. プログラムの校正責任者となる（または指名する）

領域運営委員の仕事

1. シンポジウム特別講演の採点、匿名の知人にも頼んで、メール上で議論する
2. プログラムの事前振り分けの結果、担当の分の並べ替えをしておく
3. プログラム編集会議
4. プログラムの校正（各自担当分）
5. 次の領域運営委員を探して、インフォーマルミーティングで承認を受ける

プログラム編集

プログラム編集会議の約２ヶ月前

物理学会から部屋割りのアンケートが来ます。 誰か領域運営委員を代表して回答してください。 前回のプログラムを参考にするとよいでしょう。 このアンケートの紙は書く欄が少ないのですが、領域８はたくさんの居室を使用します。手書きで欄を広げて、たくさんいるのだと主張してください。 ポスターセッションも磁性分科で１回、低温分科で１回行うことに注意してください。 いつも部屋の割り当てが少なくて、プログラム編集会議の際に外の領域と交渉して部屋をもらってくることになります。

プログラム編集会議の約１ヶ月前

特別講演とシンポジウムに関する案内が領域代表より回ってきます。 各自が５段階でそれぞれの提案を採点します。 さらに匿名の同僚・知人に依頼して、その人にも採点してもらいます。 結果をすみやかに領域運営委員代表に送ります。 シンポジウム等主催講演の開催日時については領域内で決まり次第すぐに合同領域に連絡し、日程調整を依頼します（先に依頼され困らないように）。

プログラム編集会議の約３週間前

物理学会から部屋割りのアンケートが来ます。 誰か領域運営委員を代表して回答してください。 前回のプログラムを参考にするとよいでしょう。 このアンケートのエクセルは書く欄が少ないのですが、領域８はたくさんの居室を使用します。 欄を増やして、たくさんいるのだと主張してください。 ポスターセッションも磁性分科で１回以上、低温分科で１回以上行うことに注意してください。 部屋の割り当てが少ない場合、プログラム編集会議の際に外の領域と交渉して部屋をもらってくることになります。

プログラム編集会議の約２週間前

この段階で、プログラムの振り分けの責任者(大体代表が担当)と、各領域運営委員が振り分けられたプログラムのそれぞれどの小項目を担当するかを決めておきます。 これは重要です。小項目については以下を参照。

プログラム編集会議の１週間前の金曜日

物理学会から「出力順指示のお願い」というメールが来ます。 領域８の６００〜８００件ほどの発表がエクセル形式で学会のホームページからダウンロード出来ます。 次の火曜日までに物理学会に「出力順指示」をしなければなりません。 このときが領域運営委員の仕事の忙しさのピークになります。 このとき以外はほとんど大した仕事はないです。 プログラム編集会議の日程は早いうちに領域運営委員に連絡が行きますから、その１０日前位からは出張等を入れないようにしておいてください。

まず、領域運営委員の中で誰か責任者が、磁性と低温に振り分けます。 磁性への振り分けは

1. 第一キーワードが「２. f電子系」
2. その他、キーワードがないものについては、タイトルから判断。

次に磁性と低温の中で、さらに小項目に振り分けます（以下参照）。 この振り分けも誰か責任者がやってください。 各小項目について、あらかじめ決めておいた担当者が、並べ替えをします。

• 磁性
  Ce系 約３０件＋ポスター約１００件 → 磁性領域運営委員Ａ
  Pr系＋５f電子系 約１５件＋約２０件 → 磁性領域運営委員Ｂ
  その他希土類 約３０件 → 磁性領域運営委員Ｃ
  理論＋マルチフェロイクス(領域３と合同)　約１０件＋約３０件　→ 磁性領域運営委員Ｄ
  
• 低温
  遷移金属化合物＋ポスター 約５０件＋約 １２０ → 低温領域運営委員Ａ＋補助員１
  銅酸化物高温超伝導＋カルコゲナイド 約３０件＋約１５件 → 低温領域運営委員Ｂ
  鉄系超伝導＋理論 約４０件＋約３０件 → 低温領域運営委員Ｃ
  その他 約８０件 → 低温領域運営委員Ｄ＋補助員２

並べ替えの手順

自分に割り当てられた小項目のワークシートの中にある講演を、まずセッションに分けて、さらに講演順に並べ替えてください。

発表申し込みと同時に申請者からの希望リストもダウンロード出来ますので、そちらも参考にしてください。 「○○と△△は続けて講演させてくれ」という依頼は無視したくなりますが、できるだけ対応します。その他「私の講演は　XX日目の午後にしてくれ」なんていうのもあります。大変困ります。一度領域運営委員を経験した人は、そういうリクエストはしなくなるでしょう。

ひとつのセッションは午前中は９時に始まって１２時半までですから「最大で１３件」です。 基本は６件発表したところで１５分休憩になります。 午後のセッションは１３時半に始まって最長で１８時までですから「最大で１７件」です。 これも６件発表したところで一度休憩です。 この時間配分を考えて、セッションに分けてください。

招待講演やシンポジウムがあるということも忘れてはいけません。招待講演は一般講演の２件分です。

午前でも午後でも対応できるように、ひとつのセッションはすべて１３件以下にしておくのもいい手かもしれません。その分部屋がたくさん必要になりますが。

それから、各セッションにつき、前半、後半の座長を考えておいてください。 それぞれ３人まで候補をあげられますが、１人いれば十分です。 座長候補の会員番号かメールアドレスを調べておくと便利です。

並べ替えが終わりましたら、低温分野、磁性分野内で共有してください。 その際ファイル名は例えば「高温超伝導.xls」というようにするとわかりやすいです。 それぞれの領域運営委員が担当したワークシートを張り合わせて、責任者が最終的に領域８の「出力順指示が終わったエクセルファイル」をまとめます。

この振り分け＆並べ替え＆取りまとめの最中に、領域運営委員ＭＬは非常にアクティブになります。 最初に責任者が割り振ったものは完璧ではありませんから、領域運営委員どうしで講演の移動を行います。 元がエクセルのファイルなので、エクセルのファイルで、例えばファイル名を「高温超伝導→磁束系.xls」として送るとわかりやすいです。

各セッションの件数が大方決まったら、責任者がどのセッションを何日目のどの部屋で行うかを割り振ります。 部屋の割り当ては「出力順指示のお願い」と同時期に事務局から送ってきますので、部屋が足りなさそうな場合は、早々に事務局に空き部屋がないか問い合わせてください。

部屋の割り振りの際は、ダウンロード出来る重複講演リストを参考に重複講演者の日程がかぶらないように調整してください。 特に、秋季大会は領域をまたいで多くの重複講演者がいますので、他領域とも連絡を取りながら、重複がないか確認する必要があります。

部屋の割り振りと講演の並び替えが完了したら、出力したい順番にプログラムを並べ替えたエクセルファイルを事務局に送信して、ひとまずの仕事は終わりです。

後は、プログラム編集会議までにセッションのカバーシートを作る必要があります。 送られてきた「プロ編用セッションカバーシート」のメールを参考に各セッションごとにセッションタイトル、開催日時、会場、講演順番、座長候補の名前と所属、会員番号、メールアドレス等を記入します。 座長候補のメールアドレスと会員番号はどちらか一方で大丈夫です。

カバーシートが出来たら、印刷してプログラム編集会議に持参します。 ２０１７年年次大会からプログラム編集会議は原則領域運営委員代表、副代表、次期代表、次期副代表の４名が参加することになっています。

プログラム編集会議

東京の機械振興会館でプログラム編集会議が行われます。領域８のテーブルに行くと、上の「出力順指示」で指示した順番で、領域８の全講演がプリントアウトされて積まれています。 ひとつの講演が１枚の紙に印刷されています。 発表が７００件なら７００枚の紙が積んであるわけです。 すでに並べ替えをしてあるので、これを上から順番にとって、担当者に渡します。

担当者は、それをセッションごとにたばねて、表紙（事前に印刷したもの、物理学会でも用意してある）を付けます。 シンポジウム、若手奨励賞授賞式はカバーシートが不要なので、テーブルに用意されている講演要旨に直接開催時間や部屋番号などを記入します。

上記の作業が終わったら、領域８関連のインフォーマルミーティングの部屋をとるのを忘れないようにしてください。 編成会議中、他領域の方が日程の確認等に来られますので適宜対応してください。 講演内容に修正が必要な場合は、カバーシートに赤ペンで修正を入れて対応します。

プログラム編集会議の約１か月後

プログラムの校正が送られてきます。 領域運営委員ＭＬで変更点を各小項目担当者にチェックしてもらって（たいていの場合、上付き下付き文字が間違っている）、校正責任者がまとめて物理学会に報告します。

ホームページ・MLの管理(定期的なもの)

• 代表・領域運営委員リストの更新
  1. 任期が終わった方をpast_member.htmlへ移す。
  2. current_member.htmlを更新。
• 招待講演・シンポジウム提案の案内と掲載
  1. 最近のcall_syoutai_sympo_***.htmlの内容をpast_syoutai.htmlとpast_sympo.htmlに移す。
  2. 上記ファイルを参考に新しい版を作成する。
  3. 最新版をcall_syoutai_sympo.htmlにコピーする。
  4. index.htmlのお知らせ欄にリンクをはる。
  5. 提案が確定したら、その内容を上記ファイルに足す。
• 議事録の掲載
  1. 最近のi_meeting_***.htmlを参考に議事録のテキスト・ファイルを<pre>タグ内に挿入する。
  2. informalmeeting.htmlに最新版議事録へのリンクを加える。
• アナウンスなどの掲載
  1. template.htmlを用いて、アナウンスの内容を記述したhtmlファイルを適切な名前で作成する。
  2. index.htmlのお知らせ欄にリンクを加える。
• 運営委員MLの更新
  インフォーマルミーティングにおいて次期運営委員が承認されたあとで、領域８運営委員ML管理者に次期領域副代表・次期運営委員のメールアドレスを伝え、MLに登録してもらう。また、任期の終了した運営委員の登録を解除してもらう。